Politique de confidentialité de JE et Formulaire de consentement à la publication d’information

Notre responsabilité
Chez Jeunes Entreprises du Nouveau Brunswick (« JENB »), nous sommes engagés à protéger la vie privée et les renseignements personnels de nos collaborateurs, employés, bénévoles, étudiants, fournisseurs et autres parties prenantes. Nous estimons la confiance de ceux avec qui nous travaillons, ainsi que celle du public, et nous reconnaissons que maintenir cette confiance demande que nous soyons transparents et responsables dans notre façon de traiter l’information que vous avez choisi de partager avec nous.

Lors de vos activités de tous les jours, événements spéciaux et autres activités, nous recueillons et utilisons souvent des renseignements personnels. Si nous recueillons de telles données sur vous, vous pouvez compter sur le fait qu’elles seront bien protégées et que toute utilisation ou autre manipulation de ces renseignements seront sujettes à votre consentement.

Définir les renseignements personnels
Les renseignements personnels sont toutes informations pouvant être utilisées pour distinguer, identifier ou contacter un individu spécifique. Cette information peut comprendre les croyances ou les opinions d’un individu, ainsi que des faits à propos ou en rapport à l’individu. Les données de relations d’affaires et certaines informations publiquement disponibles telles que des noms, adresses et numéros de téléphones publiés dans les répertoires téléphoniques font exceptions et ne sont pas considérées comme des renseignements personnels.

Dans le cas où un individu utilise ses coordonnées à domicile comme coordonnées d’affaires, nous considérons ces données comme des renseignements de relations d’affaires et par conséquent, cette information n’est pas sujette à la protection des renseignements personnels.

Pratiques en matière de protection des renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis par JENB sont conservés confidentiellement. Notre personnel est autorisé à accéder à ces données personnelles seulement selon leur besoin de traiter ces renseignements pour une (des) raison(s) pour laquelle (lesquelles) ils été obtenus. Des sauvegardes sont en place pour assurer que ces données ne sont pas divulguées ou partagées ouvertement plus que nécessaire pour en arriver à l’intention pour laquelle elles ont été recueillies. Nous prenons également des mesures pour assurer que l’intégrité de ces renseignements soit maintenue et pour prévenir qu’ils soient perdus ou détruis.

Nous collectons, utilisons et divulguons les renseignements personnels seulement dans un but approprié selon les circonstances. Nous offrons aux individus l’occasion de choisir de ne pas partager leurs renseignements personnels avec notre personnel et tiers pour des fins autres desquelles ils ont été recueillis.

Toutes les listes des bénévoles de programme, participants aux programmes, conseil d’administration, personnel, collaborateurs financiers et autres bénévoles de Jeunes Entreprises sont considérées strictement confidentielles et ne seront pas disponibles à des fins d’utilisation par d’autres personnes à l'externe de JENB sauf si indiquées dans cette politique de confidentialité sans l’autorisation écrite et spécifique préalable ou tel que requis par la loi.

Recueillir vos renseignements personnels
JENB recueille les renseignements personnels dans le but principal de poursuivre nos activités de tous les jours, les événements spéciaux et autres activités. JENB recueille des détails tels que vos noms, adresses, numéros de téléphone et de télécopieur et adresses de courriel. Dans le cas d’un individu n’ayant pas l’âge légal de consentement, nous avons besoin du consentement des parents ou du tuteur dûment nommé de l’individu pour la collecte d’information à propos de cette personne.

Lorsque les renseignements personnels sont recueillis pour un but spécifique comme une campagne de financement ou autres événements spéciaux, les formulaires d’inscription, les sites Web, les bulletins d’information, les feuillets de commanditaires et autres documents fourniront les détails des intentions pour lesquelles l’information est recueillie et utilisée.

Sauvegarder vos renseignements personnels
Pour prévenir l’accès non autorisé à vos renseignements personnels, JENB a installé des sécurités informatiques et de réseaux, comprenant un garde-barrière, cryptage et protection avec mot de passe ainsi qu’un logiciel anti-virus sur tous leurs postes de travail.

Les personnes qui ont accès à ces renseignements enregistrés dans notre système informatique sont limitées à notre personnel ou autres individus autorisés par le président et chef de la direction de JENB.

Des copies papiers de ces renseignements sont entreposées et verrouillées dans des classeurs, bureaux et autres aires d’entreposage semblables hors lieux.

Divulguer vos renseignements personnels
Pour poursuivre nos activités, nous engageons des conseillers indépendants et des fournisseurs. Par conséquent, certains renseignements peuvent être utilisés ou divulgués en partie par JENB pour :
Des entreprises de distribution de courrier pour livrer des documents et communiqués aux parties prenantes; et Envoyer directement du courrier aux parties prenantes avec des notifications d’événements spéciaux.

Rétracter votre consentement
Si vous ne consentez pas à toutes les divulgations décrites ci-dessus, vous pouvez donc nous informer que vous ne souhaitez pas que nous utilisions ou divulguions vos renseignements personnels en contactant notre agent de protection de la vie privée tel que décrit ci-dessous.

JENB s’assurera ensuite que vos renseignements personnels ne soient pas divulgués ou utilisés dans son but spécifique sauf si la divulgation est autorisée par vous ou requise selon la loi.

Si vous n’avez aucune objection à l’utilisation ou aux divulgations décrites ci-dessus, nous présumerons que nous avons votre consentement explicite à toutes les utilisations et divulgations.

Accéder à vos renseignements personnels
Vous pouvez, par une demande écrite, accéder aux renseignements personnels que JENB a recueillis à propos de vous.

Pour arranger l’accès, veuillez contacter notre agent de protection de la vie privée pour les détails (sur comment faire votre demande par écrit).

Changer vos renseignements personnels
JENB fait tout son possible pour assurer que les renseignements personnels enregistrés sont précis, complets et actuels.

Si vous croyez que les renseignements personnels enregistrés par JENB ne sont pas précis, complets ou actuels, veuillez aviser notre agent de protection de la vie privée tel que décrit ci-dessous et toutes les mesures seront prises pour corriger l’information.

Porter plainte
Pour tous sujets en rapport avec la vie privée comprenant porter plainte, s.v.p. veuillez contacter notre agent de protection de la vie privée tel que décrit ci-dessous.

Liste d’exclusion
Nous ne vendons pas, échangeons ou ne partageons pas nos listes d’adresses. Par contre, si vous souhaitez en tout temps enlever vos coordonnées de nos listes d’adresses, veuillez simplement nous contacter tel que décrit ci-dessous.

Mises à jour et changements à la politique de confidentialité
Nous révisons régulièrement nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels et pouvons modifier cette politique de temps en temps. Si nous apportons des changements importants dans la façon dont nous utilisons les renseignements personnels, un avis sera publié sur notre site Web. Veuillez visiter notre site au www.jacan.org régulièrement pour obtenir de l’information sur nos pratiques les plus récentes.

Coordonnées
Nous espérons que vous trouvez utile l’information de cette politique de confidentialité. Des copies de cette politique sont disponibles à notre bureau ou peuvent être envoyées par la poste en nous téléphonant tel que décrit ci-dessous.

Les questions, inquiétudes ou plaintes concernant la politique de confidentialité de JENB à propos de la manipulation des renseignements personnels devraient être envoyées à notre agent de protection de la vie privée par courriel à : privacy@jacan.org ou par téléphone au (416) 622-4602 ou sans frais au 1-800-265-0699.

Vous pouvez trouver plus d’information sur la vie privée et vos droits concernant vos renseignements personnels en visitant le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à www.privcom.gc.ca.

Cette déclaration sur la vie privée a dernièrement été modifiée le 7 novembre, 2007.